OFFRE D’EMPLOI: Le HCR recrute un(e) associé(e) administratif(ve).

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Candidats éligibles

Ce poste est ouvert aux candidats internes et externes.

Procédures et admissibilité

Les candidats intéressés doivent consulter l’Instruction administrative sur le recrutement et l’affectation du personnel recruté localement (RALS).

Fonctions et qualifications Associé administratif Cadre organisationnel et relations de travail

L’associé administratif est responsable de la gestion du bureau en assistant le gestionnaire concerné dans la mise en œuvre des tâches administratives générales et de gestion des ressources. L’associé administratif est normalement supervisé par un agent administratif (principal) ou un agent administratif national qui définit les objectifs de travail généraux et fournit les conseils et les orientations nécessaires. Le titulaire peut superviser certains membres du personnel de soutien. Il/elle entretient des contacts fréquents avec le personnel à différents niveaux du bureau et occasionnellement avec le personnel du même niveau dans d’autres lieux d’affectation et/ou au Siège ; avec des fournisseurs et/ou des fonctionnaires locaux et/ou des partenaires d’exécution (PE) sur des sujets qui peuvent être importants pour l’Organisation. Tous les membres du personnel du HCR sont tenus de s’acquitter de leurs tâches, comme indiqué dans leur description de poste. Ils le font dans le cadre de leurs pouvoirs délégués, conformément au cadre réglementaire du HCR qui comprend la Charte des Nations Unies, les Statut et Règlement du personnel des Nations Unies, les politiques et instructions administratives du HCR ainsi que les cadres de responsabilité pertinents. En outre, les membres du personnel sont tenus de s’acquitter de leurs responsabilités d’une manière conforme aux compétences fondamentales, fonctionnelles, interfonctionnelles et de gestion et aux valeurs fondamentales du HCR que sont le professionnalisme, l’intégrité et le respect de la diversité.

Fonctions

Assister le superviseur dans la mise à disposition des ressources (humaines, matérielles et services) nécessaires pour soutenir les activités quotidiennes du personnel du bureau. Aider le superviseur à s’assurer que les locaux du bureau du HCR offrent un environnement de travail sain, sûr et respectueux. Fournir un soutien administratif dans les domaines des finances, de l’administration et des ressources humaines, ainsi que des données et des enregistrements à jour et précis dans MSRP et d’autres systèmes. Fournir une interprétation des règles, règlements et procédures administratifs. Effectuer le travail du personnel, y compris le traitement des droits, l’émission de contrats, la maintenance de divers dossiers et fichiers du personnel. Aider au recrutement du personnel des services généraux pour des travaux non spécialisés, y compris l’évaluation des candidatures, l’administration des examens de recrutement le cas échéant, la conduite des entretiens préliminaires des candidats ; affecter du personnel des services généraux pour répondre aux exigences du travail. Recueillir des informations et aider à la conduite d’enquêtes sur le coût de la vie local, les critères d’indemnité journalière de subsistance, les salaires locaux du personnel de bureau et de service, les locations de maisons. Informer le personnel international sur les questions administratives générales relatives aux visas, aux licences, à la sécurité ; fournir des conseils et assurer un soutien administratif au besoin. Organiser et/ou assister à des réunions sur des questions administratives quotidiennes, participer à des discussions sur des procédures et pratiques nouvelles ou révisées, interpréter et évaluer l’impact des changements et faire des recommandations pour des actions de suivi. Préparer, de sa propre initiative, de la correspondance, des rapports, des évaluations et des justifications, au besoin, sur des tâches administratives générales ou spécialisées pouvant être de nature confidentielle dans le domaine de responsabilité assigné. Aider à la préparation des budgets de bureau applicables aux coûts de personnel et de service et tenir les registres de contrôle budgétaire nécessaires. En plus des responsabilités administratives générales, peut également superviser directement ou indirectement, les activités liées à l’entretien des bureaux et des terrains, la sécurité, les transports et les services similaires. Organiser la réquisition des fournitures et équipements de bureau et organiser le contrôle de la distribution et la tenue des registres d’inventaire appropriés. Effectuer d’autres tâches connexes au besoin.

Qualifications minimales Éducation et expérience de travail professionnelle

Années d’expérience / Niveau de diplôme

Pour G6 – 3 ans d’expérience pertinente avec diplôme d’études secondaires ; ou 2 ans d’expérience de travail pertinente avec un baccalauréat ou l’équivalent ou plus Domaine(s) d’études n / A (Les domaines d’études marqués d’un astérisque* sont essentiels) Certificats et/ou Licences Administration des affaires, finances, gestion de bureau, ressources humaines ou autres domaines connexes ; (Les certificats et licences marqués d’un astérisque* sont indispensables)

expérience de travail pertinente Essentiel Souhaitable

Achèvement des programmes d’apprentissage du HCR ou une formation spécifique pertinente aux fonctions du poste.

Compétences fonctionnelles

Informatique-Alphabétisation informatique ; Règles administratives, règlements et procédures de l’ONU-ONU/HCR ; Règles et règlements financiers et procédures de gestion financière de l’ONU-ONU/HCR Règles et procédures de passation des marchés du SC-UNHCR IT-PeopleSoft EPM/Budget ;

(Les compétences fonctionnelles marquées d’un astérisque* sont essentielles)

Tous les membres du personnel du HCR doivent individuellement et collectivement, y compris en particulier lorsqu’ils supervisent d’autres personnes, contribuer à un environnement de travail où chaque personne se sent en sécurité et habilitée à accomplir ses tâches en ne faisant preuve d’aucune tolérance pour le sexisme, l’inégalité des genres, la discrimination, l’abus de pouvoir, le harcèlement y compris le harcèlement sexuel, l’exploitation et les abus sexuels. En tant que membres individuels du personnel et en tant que gestionnaires, tous doivent être proactifs pour prévenir les comportements inappropriés, soutenir le dialogue continu sur ces questions et prendre ces questions au sérieux en s’exprimant et en recherchant les conseils et le soutien des ressources pertinentes du HCR, ainsi que, si nécessaire/approprié, rapport, pour que des mesures correctives soient prises, tout en envisageant une approche centrée sur la victime. Il s’agit d’une description de poste standard pour tous les postes du HCR avec ce titre de poste et ce niveau. Le contexte opérationnel peut contenir des qualifications essentielles et/ou souhaitables supplémentaires liées à l’opération et/ou au poste spécifiques. Toutes ces exigences sont incorporées par référence dans la présente description de poste et seront prises en compte pour la présélection, la présélection et la sélection des candidats.

Compétences du poste

Compétences telles que définies dans le profil de poste

Exigences linguistiques

Maîtrise de la langue française et bonne connaissance de l’anglais. Le wolof et les autres langues locales sont un atout Connaissance des langues locales.

Informations Complémentaires

Sous la supervision générale de l’Administrateur chargé de l’Administration et des Finances, le titulaire participera à la gestion et à la supervision des procédures administratives du HCR et des relations avec les institutions, ainsi qu’aux activités connexes menées dans le cadre de l’opération. Il/elle participe à la mise en œuvre d’une stratégie basée sur des politiques et procédures propres au HCR afin de garantir et faciliter une intégration totale dans la régularité en conformité avec les autorités sénégalaises. Le titulaire apportera un soutien quotidien au personnel du HCR affecté au Sénégal. L’Associé à l’Administration travaillera en étroite collaboration avec des collègues de l’Administration, des Ressources Humaines et de l’Exécutif ainsi qu’avec les autorités gouvernementales et les partenaires. Les candidats présélectionnés peuvent être tenus de passer un test. Seuls les candidats présélectionnés seront informés. Aucune candidature tardive ne sera acceptée. Le HCR ne facture aucun frais à aucune étape du processus de recrutement. Voir ci-dessous pour le contexte opérationnel de ce poste

Contexte opérationnel

Sous la supervision générale de l’Administrateur en charge de l’Administration et des Finances, le titulaire veillera à ce que les services et activités administratifs courants soient exécutés. Il/elle recevra des instructions régulières du superviseur en fonction des tâches/missions à accomplir. Selon les instructions, le titulaire peut avoir besoin de contacter d’autres entités internes et externes pour assurer une prestation de service efficace et l’atteinte des objectifs. Le titulaire apportera un soutien quotidien au personnel du HCR affecté au Sénégal. L’associé à l’administration travaillera en étroite collaboration avec ses collègues de l’administration, des ressources humaines et de la direction ainsi qu’avec les autorités gouvernementales et les partenaires Dans le cadre de l’harmonisation des pratiques au sein des différentes entités du HCR, le/la titulaire apportera tout l’appui nécessaire aux opérations pour le bon déroulement de la stratégie administrative et statutaire de l’Organisation et de ses agents. La nature de certaines tâches administratives requiert discrétion et confidentialité conformément aux normes et pratiques du HCR. La charge de travail du titulaire et ses missions resteront sous la supervision et la direction constantes du superviseur. Le titulaire exercera les responsabilités suivantes, conformément aux principes et aux valeurs humaines des Nations Unies et dans le respect du Code de conduite du HCR.

Date de clôture La date limite pour les soumissions ou les candidatures est le 2 juillet 2021.

Pour postuler à ce poste veuillez visiter public.msrp.unhcr.org.

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