Enabel recrute un Assistant Administratif et Financier.

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Référence: 14822

Enabel est l’Agence belge de développement. Elle exécute la coopération gouvernementale belge. L’Agence met également en œuvre des actions pour d’autres organisations nationales et internationales. Avec ses partenaires belges et internationaux, Enabel fournit des solutions pour relever des défis mondiaux urgents : le changement climatique, l’urbanisation, la mobilité humaine, la paix et la sécurité, les inégalités sociales et économiques, et la citoyenneté mondiale. Avec 1500 collaborateurs et collaboratrices, Enabel gère quelque 150 projets dans une vingtaine de pays, en Belgique, en Afrique et au Moyen-Orient.

Contexte

Enabel accomplit toute mission de service public qui s’inscrit dans le cadre de l’Agenda 2030 pour le développement durable, en Belgique et à l’étranger. Ainsi, l’organisation renforce l’impact de la Belgique en matière de développement international en exécutant également des missions pour des mandats tiers, tant nationaux qu’internationaux.

Dans le cadre du développement de ses activités au Sénégal et en Gambie, en coopération déléguée de l’UE au Sénégal, Enabel cherche à pourvoir le poste d’Assistant Administratif et Financier afin d’accompagner les différentes interventions entreprenariat et mobilité (PEM), ACP Digitalisation, European External Investment Plan (ACTIVEEIP).

Description de la fonction

Sous l’autorité hiérarchique du Contrôleur de gestion, l’Assistant Administratif s’occupera d’une part de la réception et de l’appui au secrétariat et d’autre part donnera un appui à la gestion logistique et financière de l’intervention afin d’assurer un environnement de travail qui permet aux collègues de se concentrer sur leur cœur de mission.

Domaine de résultat 1 : Support administratif

  • Exécuter des tâches administratives afin de garantir un support efficace aux collaborateurs de l’intervention.
  • Gérer le courrier in/out
  • Assurer un soutien administratif général (copies, scanner les documents, …)
  • Rédiger des lettres/documents
  • Assurer le lay-out des documents et présentation, introduire des corrections dans des textes ;
  • Tenue générale de ou des agendas

Domaine de résultat 2 : Organisateur

  • Assurer l’organisation et le suivi de réunions ou d’évènements internes ou externes afin d’en favoriser le bon déroulement et d’assurer la diffusion d’information à tous les participants.
  • Assurer une organisation pratique des réunions (réservation, envoi invita-tions, matériel de réunion, équipement, …) ;
  • Elaborer des rapports de réunions dans des cas spécifiques ;
  • Diffuser des rapports/documents vers les principaux concernés.

Domaine de résultat 3 : Support logistique

  • Veiller à la présence du matériel nécessaire au bon fonctionnement du service afin de permettre à chacun de bénéficier pour ses activités du support logistique adéquat.
  • Veiller à la présence de matériel de bureau adéquat ;
  • Commander le matériel nécessaire ;
  • Contrôler de façon proactive les stocks et gérer le stock.
  • Préparer les bons de commande
  • Elaborer les ordres de mission
  • Préparer les documents et assurer le suivi (permission de travail pour expats …)
  • Réserver les hôtels, vols, restaurants, …
  • Veiller à ce que les personnes disposent du transport nécessaire

Domaine de résultat 4 : Gestionnaire de documentation

  • Veiller au classement et à la conservation de toute correspondance pertinente et de tout document utile au service afin de permettre aux supérieurs et aux collaborateurs d’accéder rapidement aux informations recherchées.
  • Classer et archiver la documentation de tout type ;
  • Mettre à jour les informations pertinentes ;
  • Collecter la documentation de façon proactive ;
  • Gérer les archives.

Domaine de résultat 5 : Téléphoniste-réceptionniste

  • Accueillir les visiteurs et traiter les appels téléphoniques afin d’y donner une suite adéquate et/ou de les orienter vers les interlocuteurs internes recherchés.
  • Accueillir et diriger/orienter les visiteurs
  • Répondre et transférer l’appel vers les personnes concernées ;
  • Actualiser la liste téléphonique des contacts professionnel de la représentation (interne et externe…) ;
  • Appeler les collaborateurs externes sur demande

Votre profil

Niveau de formation requis

Bachelor (Bac+3) pertinent pour le poste

Expériences requises

2 à 3 ans dans la gestion de tâches administratives ;

Connaissances et compétences requises

  • Très bonnes connaissances du français ;
  • Très bonnes connaissances MS Office (Word, Excel, Powerpoint…) ;
  • Capacité d’analyse et de synthèse
  • Compétence avérée en communication orale et écrite
  • Capacité à la concertation et à la gestion des relations inter-institutionnelles
  • Rigoureux
  • Dynamique

Compétences ou connaissances spécifiques considérées comme un atout

  • Connaissance de base du cycle et de la gestion de projet
  • Connaissance de l’anglais et une connaissance basique des langues locales

Intéressé(e)?

Envoyer votre candidature (CV et lettre de motivation) par courrier électronique à l’adresse suivante :

recrutement.sen@enabel.be au plus tard 15 juillet 2021 à 17h, en précisant au niveau de l’objet la référence « Enabel_Assistant Administratif et Financier ». Les envois sans mention de cette référence ne seront pas considérés.

Nos postes vacants sont ouverts à toute personne qui remplit les conditions décrites dans les offres d’emploi. Enabel s’engage en faveur de l’égalité des chances et de la diversité au sein de son personnel. Nous ne faisons pas de discrimination fondée sur le genre, l’origine, l’âge, la religion, l’orientation sexuelle, le handicap ou tout autre facteur que les compétences ».

Date limite : 15 Juillet 2021.

Voir aussi: Télécharger un CV Assistant administratif.

Pour postuler, envoyez votre CV et votre lettre de motivation par e-mail à recrutement.sen@enabel.be
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