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APPEL À CANDIDATURES Emplois

Le Bureau de Dakar recrute un Superviseur Logistique

Le Bureau de Dakar recrute un Superviseur Logistique.

Mission

Exécuter ou Superviser toutes les activités quotidiennes de la logistique et assurer la maintenance des équipements, des installations et des infrastructures de MSF conformément aux protocoles de MSF en vue de conserver les installations dans des conditions optimales de fonctionnement et de participer au développement du bureau.

Responsabilités

  • Faire le suivi des activités de maintenance des infrastructures, de la gestion des stocks de produits non médicaux et de l’équipement, conformément aux normes de MSF.
  • Assurer la vérification et le suivi des installations sous la supervision du supérieur hiérarchique. Effectuer des visites quotidiennes des installations, en signalant les anomalies ou problèmes au supérieur hiérarchique. Évaluer les besoins de remise en état et faire le suivi des travaux mineurs de remise en état suivant les instructions donnés par le supérieur hiérarchique et en lui rendant compte de l’avancement. Vérifier que les normes de sécurité sont observées dans les installations (présence des extincteurs, mise à la terre des installations électriques).
  • Faire le suivi de l’utilisation des véhicules, des machines et des appareils mécaniques et électriques.
  • Planifier avec le supérieur hiérarchique les activités de maintenance et les vérifications nécessaires des réseaux d’énergie et de leurs configurations, conformément aux normes de MSF.
  • Coordonner et diriger l’équipe de logistique placée sous sa responsabilité, et en particulier; définir les tâches de chaque personne, assurer la supervision au quotidien, vérifier la qualité du travail (ponctualité, rigueur, qualité, etc.), établir les horaires de travail des équipes de logistique de chaque département ou installation, organiser et diriger les réunions de l’équipe placée sous sa supervision, participer au recrutement du personnel pour son équipe, participer aux réunions de logistique et rendre compte de ses activités.
  • Assurer la maintenance de la flotte de véhicules; planifier et superviser la maintenance préventive et curative de tous les véhicules du projet selon les normes de MSF. Former les chauffeurs à de bonnes habitudes de conduite et aux vérifications standards et assurer leur suivi.
  • Gérer les commandes et en faire le suivi et en particulier; recueillir les commandes relatives à la logistique en provenance des différents départements ou installations de santé, établir les commandes et en faire le suivi, selon les procédures en place, offrir le soutien technique au magasinier, effectuer des achats locaux selon les procédures d’approvisionnement de MSF et assurer les conditions de réception du fret ou des matériels qui arrivent ainsi que l’organisation et le conditionnement du matériel avant son expédition.

Responsabilités Spécifiques au Contexte

Approvisionnement :

  • Evaluer les besoins nécessaires au niveau du Bureau MSF ainsi que recueillir les demandes des différents OC afin de les traiter en fonction des priorités.
  • Quantifier, planifier les achats de produits d’hygiène, fourniture de Bureau et collation faire valider par le supérieur hiérarchique
  • Optimiser les achats en faisant une analyse prix/qualité (Best value)
  • Appuyer avec les fournisseurs sur les prix, délais de livraison, et mode de paiement et contrat cadre/prestation
  • Préparer et justifier les demandes et rendus d’avance du service log
  • Réceptionner/ enregistré les factures fournisseurs, vérifier leurs conformités et les faire suivre dans le circuit de processus de validation
  • Gérer tous autres achats locaux comme les pièces de rechanges liées aux maintenances du Bureau (Electricité, plomberie, sanitaire, menuiserie etc)
  • Faire l’archivage numérique et support papier des dossiers d’achats par ordre chronologique (L’arborescence log)
  • Gérer le stock (entrée et Stock) des produits d’hygiène, fourniture de bureau et collation
  • Remplir correctement les fiches de stock et faire un suivi quotidien pour éviter toute éventuelle rupture
  • Tenir le stock bien ranger par catégorie d’item et le maintenir propre en permanence
  • Procéder à l’inventaire de stock tous les 2 mois

Support services Généraux :

  • Faire le contrôle quotidien des installations de sanitaire, plomberie, électricité et menuiserie au niveau du Bureau et Guest-Houses.
  • Diligenter les petites réparations des demandes d’interventions Bureau, Guest-House
  • Coordonner avec les prestataires pour tous les besoins d’entretien, réparation (Imprimante/photocopieuse, extincteur, split, back-up energy, etc.)
  • Assurer la mise en place des besoins d’installations événementiels (Disposition de salle, vidéoprojecteur etc)
  • Assurer le remplacement systématique des consommables épuisés dans le Bureau et Guest-house
  • Participer/coordonner (à) l’entretien des meubles de bureau et du Bâtiment
  • Veiller sur l’hygiène et la sécurité des installations dans les locaux
  • Assure très régulièrement l’inventaire du matériel, du mobilier et son évaluation critique
  • Codifier, enregistrer toutes les affectations de matériel de travail et faire signer les attestations de remise et mettre à jour le « marmotta »
  • Analyser les travaux techniques et faire un brainstorming

Gestion du parc automobile :

  • Organiser, Optimiser, et planifier les mouvements du staff MSF
  • Organiser les voyages de mission sur le territoire national
  • Faire le suivi de consommation carburant, des maintenances, vidange et entretien
  • Veiller au respect des consignes et mesures de sécurité routière du personnel
  • Assurer que les véhicules soit en bon état et privilégier la maintenance préventive
  • Faire le suivi des fiches de contrôle journalier et hebdomadaire des véhicules et planifier dans les meilleurs délais, toutes éventuelles réparations
  • Faire le suivi de renouvellement des documents administratifs des véhicules (Assurance, Visite technique etc.)

RH :

  • Savoir gérer l’équipe qui est sous sa responsabilité (Chauffeur, gardien etc)
  • Planifier les congés de son staff, traiter les demandes d’absences et les faire valider par la Direction
  • Anticiper les demandes de recrutement de journalier et les faire valider par le supérieur hiérarchique
  • Faire preuve d’un bon manager en ayant une écoute active
  • Savoir motiver son staff en leur fixant des objectifs SMART
  • Créer un climat de confiance et convivial
  • Planning gardien, chauffeur et agents d’entretiens

IT :

  • Assister l’IT sur les demandes d’intervention
  • Gérer le stock des laptops et Smartphones du parc informatique et les identifier et répertorier les pannes, historique etc

Reporting :

  • Rédiger et envoyer le SITREP LOG à la fin de chaque mois.

Compétences professionnelles

  • Éducation : Niveau secondaire indispensable et formation technique formelle
  • Expérience : Au moins un an d’expérience chez MSF ou deux années dans un emploi similaire en dehors de MSF
  • Langues : Français indispensable, Wolof (souhaitée)
  • Connaissance : Connaissances informatiques de base (Word, Excel)

Qualités requises

  • Gestion du stress
  • Adhésion aux principes de MSF
  • Souplesse de comportement
  • Résultats et sens de la qualité
  • Travail d’équipe et coopération

Spécificités du poste

  • Type de contrat : CDD
  • Durée du contrat : 1 an, renouvelable
  • Durée du contrat: 12 mois
  • Date limite de dépôt de candidatures: 19 février 2022.

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