Sous l’autorité du Coordonnateur Central du Projet, l’Assistant (e) de Direction est chargé (e) d’assister le Coordonnateur Central du PAENS et le Responsable Administratif et Financier dans l’exécution des tâches administratives et de gestion courantes. L’Assistant(e) de Direction rendra compte au Coordinateur Central pour toutes les activités soumises à sa responsabilité, notamment : la tenue du courrier, le traitement informatisé des dossiers ainsi que leur classement, l’administration et la gestion des communications, organiser les agendas, les rendez-vous et les déplacements, rédiger les comptes rendus de réunion, élaborer les documents destinés à la communication externe (présentations, rapports, etc.), gérer la relation avec les différents partenaires, etc. L’Assistant (e) de Direction inscrit son action dans le respect des dispositions suivantes :
- Règles du Manuel de procédures administratives financières et comptables ;
- Règles du Manuel des Operations du projet ;
- Recommandations validées et approuvées des missions de supervisions, de Revue à mi-parcours, de revue technique, d’évaluation et d’audit.
Les tâches inhérentes à l’Assistant (e) de Direction se décomposent comme suit :
Gestion du courrier :
- Tenir à jour les registres et le système de classement des courriers arrivée et départ conformément au Manuel de procédures administratives, financières et comptables ;
- Saisir et mettre en forme tout le courrier sortant et soumis à la signature du Coordonnateur Central ;
- Dispatcher le courrier entrant en direction des intéressés, selon les instructions du Coordonnateur Central du Projet.
Secrétariat :
- Coordonner et superviser tous les travaux de secrétariat de l’Unité de Gestion de Projet ;
- Superviser le système de traitement et de classement des rapports en provenance des Directeurs techniques, des Spécialistes Techniques, des Partenaires de mise en œuvre (PMO) et Prestataires de Services Privés (PSP) du Projet ;
- Organiser et centraliser la gestion de la documentation de l’Unité de Gestion du Projet ;
- Gérer l’agenda du Coordonnateur Central et du Responsable Administratif et Financier
- Assurer la réception téléphonique et le dispatching des appels ;
- Accueillir, renseigner et orienter les visiteurs.
Administration :
- Tenir et mettre à jour les dossiers individuels du personnel de l’Unité de Gestion Projet ;
- Organiser les différentes réunions, séminaires et ateliers ;
- Contribuer à la préparation des missions du personnel ;
- Préparer les ordres de mission ;
- Assurer la tenue des registres des offres ;
- Tenir à jour le tableau de suivi des demandes de Non-Objection ;
- Exécuter toutes autres tâches du ressort de ses compétences qui lui seront confiées par la hiérarchie dans l’intérêt du Projet.
- Remettre les chèques signés aux destinataires et transmettre la liasse déchargée à la comptabilité ;
- Superviser les chauffeurs et assurer une planification rationnelle des sorties des véhicules.
- Gestion de la communication, des relations avec les partenaires et tâches diverses
- Elaborer des documents de communication ;
- Gérer les relations avec les partenaires externes ;
- Veiller à la salubrité, à la propreté, à l’entretien et à l’embellissement des locaux.
Profil du candidat
- Titulaire d’un diplôme de niveau Bac+2 au moins en Assistanat de direction ;
- Expérience professionnelle d’au moins 3 ans dans un poste similaire ;
- Sens de la planification, de l’organisation et de la méthode ;
- Capacité à communiquer et sens de l’écoute ;
- Capacité d’analyse et de synthèse ;
- Capacités rédactionnelles ;
- Maîtrise de la bureautique (Word, Excel, PowerPoint) et de la messagerie électronique ;
- Maîtrise de la langue française ; l’Anglais est un plus.
Procédure de recrutement
Composition du dossier : CV + lettre de motivation ;
Date limite dépôt des dossiers : 11 Août 2024 ;
Dépôt des candidatures : par email à l’adresse électronique candidature@profil.sn ; avec en objet du mail l’intitulé du poste.
