L’état des lieux : Comment éviter les litiges entre propriétaire et locataire

Comment réaliser un bon état des lieux?

Le propriétaire et le locataire doivent réaliser deux états des lieux. Le premier s’établit en début de location, à la remise des clés, avant que le locataire n’emménage. Le second a lieu à la sortie, lors de la restitution des clés. « Pour faciliter la comparaison, il est préférable, dans la mesure du possible, d’utiliser un document unique pour les deux états des lieux. À défaut, les états des lieux doivent être réalisés sous la forme de documents distincts ayant une présentation similaire », informe le ministère.

Dans le détail, le propriétaire ou son mandataire et le locataire établissent l’état des lieux ensemble en se rendant sur place. « L’état des lieux doit être constaté par écrit, sur support papier ou sous forme électronique, signé et daté du propriétaire et du locataire (ou de leur mandataire), et reproduit en autant d’exemplaires que de personnes intéressées au contrat », rappelle le ministère.

> À l’entrée dans le logement

Depuis le 1^er juin 2016, un décret décrit les informations qui doivent figurer dans ce document. À l’entrée dans le logement, il y aura donc: le type d’état des lieux (entrée ou sortie), sa date d’établissement, la localisation du logement, le nom ou la dénomination des parties et le domicile ou le siège social du bailleur, s’il y a besoin le nom ou la dénomination et le domicile ou le siège social des personnes mandatées pour réaliser l’état des lieux, les relevés des compteurs individuels de consommation d’eau ou d’énergie, le détail et la destination des clés ou de tout autre moyen d’accès aux locaux à usage privatif ou commun, et enfin pour chaque pièce et partie du logement la description précise de l’état des revêtements des sols, murs et plafonds, des équipements et des éléments du logement. « La vérification de la présence et du bon fonctionnement d’un détecteur de fumée doit également être faite lors de l’état des lieux d’entrée », explique le ministère.

En cas de logement meublé, il faudra également faire un inventaire du mobilier et en décrire l’état.

> À la sortie du logement

Lors de la restitution des clés, l’état des lieux doit préciser l’adresse du nouveau domicile ou lieu d’hébergement du locataire, la date de réalisation de l’état des lieux d’entrée, éventuellement, les évolutions de l’état de chaque pièce et partie du logement constatées depuis l’établissement de l’état des lieux d’entrée.

Petites astuces pour établir l’état des lieux

Le ministère donne par ailleurs des astuces qui peuvent être utiles. Tout d’abord, prendre des photos. Un bon moyen de se rappeler de l’état du logement. Ensuite, il précise: « Ne vous contentez pas de termes généraux et subjectifs du type ‘logement en bon état’, ‘état moyen’, ‘mauvais état’, qui peuvent donner lieu à des interprétations différentes. Faites une description du logement, du sol au plafond, pièce par pièce, ainsi que des équipements tels que les placards, cheminées, éléments de chauffage, sans craindre d’inscrire les détails sur la nature et l’état du logement et le fonctionnement des équipements ». Et enfin, si vous utilisez un document type fourni par une association, « ne vous contentez pas de répondre au questionnaire par des croix, rédigez des commentaires précis ».

Le ministère précise que si l’électricité était coupée, le locataire a tout intérêt à émettre des réserves sur le fonctionnement des appareils électroniques.

Par ailleurs, il est important de savoir que « le locataire peut demander au bailleur des compléments à l’état des lieux d’entrée dans les 10 jours suivant sa signature ». Mais ce n’est pas tout: « Pendant le premier mois de la période de chauffe, il peut demander que l’état des lieux soit complété par l’état des éléments de chauffage ».

Peut-on refuser l’état des lieux?

Si l’état des lieux est obligatoire, le propriétaire ou le locataire peuvent le refuser, mais cela ne sera pas sans conséquence.

Si c’est le propriétaire qui refuse de dresser l’état des lieux, la loi stipule que ce sera à lui d’apporter la preuve que les dégradations qu’il aura constatées en fin de bail, s’il y en a, sont de la faute du locataire.

En revanche, si c’est le locataire qui refuse de se prêter à l’exercice, le propriétaire pourra se prévaloir de lui avoir remis le logement en bon état.

Si c’est un oubli ou un refus des deux parties « le locataire sera également présumé avoir reçu le logement en bon état », affirme le ministère.

Si l’une des parties refuse l’état des lieux mais que l’autre la demande, il est possible de faire appel à un huissier. Ce dernier convoque les deux parties, sept jours à l’avance, par lettre recommandée. Le locataire et le propriétaire seront tous les deux présents pour faire leurs remarques. « L’huissier se rend sur place et fait lui-même la description du logement par écrit », peut-on lire dans le fascicule.

Combien coûte un état des lieux?

S’il est établi directement par le locataire et le propriétaire, l’état des lieux est gratuit.

Si l’état des lieux est réalisé par un tiers mandaté par l’une des parties, un agent immobilier par exemple, une part des frais peut être mise à la charge du locataire. « Cette prestation doit alors être facturée selon un plafond réglementaire en fonction de la surface habitable et selon le décret 2014-890 du 1er août 2014. La part facturée au locataire ne peut pas être supérieure à celle du propriétaire ».

Et enfin, lorsque ce document est fait par un huissier, « les frais d’établissement ne peuvent dépasser un montant forfaitaire réglementé (cf. article R.444-3 du code du commerce). Ils sont partagés par moitié entre le propriétaire et le locataire ».

Usage « normal » ou « anormal » du logement?

Le ministère rappelle que « le logement doit être remis en l’état où le locataire l’a reçu; il n’a pas à être remis à neuf mais doit être restitué dans un bon état d’entretien et de propreté ». Est considéré comme de la vétusté un état d’usure ou de détérioration résultant du temps ou de l’usage normal des matériaux (par exemple, une moquette usée).

Dans le fascicule, le ministère rappelle au locataire qu’il diminuera les risques de litiges avec son propriétaire s’il effectue les petites réparations qui sont à sa charge comme changer les joints de robinets, reboucher les trous dans les murs, ou les lessiver.

C’est le locataire qui paiera pour les détériorations dues à un usage anormal. « C’est le cas d’un logement ayant subi des dégradations volontaires ou accidentelles, par négligence ou défaut d’entretien. Exemples: une moquette brûlée ou comportant des taches indélébiles, un mur détérioré par des trous importants ou des dégâts causés par des animaux ».

En cas de dégradations imputables au locataire, le propriétaire devra fournir les justificatifs des sommes dépensées pour la remise en l’état et pourra déduire ces sommes du dépôts de garantie.

Quand récupérer le dépôt de garantie?

Le dépôt de garantie, dont le montant est limité à un ou deux mois de loyer selon que le logement est vide ou meublé, doit être restitué dans un délai maximal de deux mois à compter de la restitution des clés par le locataire.

Le remboursement est intégral ou diminué des sommes dues au titre, notamment, des charges ou des dégradations liées à un usage anormal du logement constatées dans l’état des lieux de sortie. « Les réparations dues à la vétusté ne peuvent pas être facturées au locataire. Les déductions doivent être justifiées par le propriétaire », rappelle le ministère.

Par ailleurs, lorsque le logement est situé dans une copropriété, le bailleur peut conserver une provision (maximum 20% du montant du dépôt de garantie) jusqu’à la date de l’arrêté annuel des comptes de la copropriété.

Le ministère précise: « À défaut de restitution du dépôt de garantie dans les délais impartis, le montant dû au locataire est majoré d’une somme égale à 10% du loyer mensuel, pour chaque mois de retard commencé, sauf si ce retard est causé par l’absence de transmission par le locataire de sa nouvelle adresse ».

Les recours à l’amiable

En cas de litige entre le propriétaire et le locataire, à tout moment de la location, les parties peuvent saisir, sans frais, la commission départementale de conciliation. Cela se fera par lettre recommandée avec avis de réception ou par voie électronique. Elles peuvent également se tourner vers une association siégeant à la commission nationale de concertation qui pourra, si elles donnent mandat, agir en justice pour leur compte.