NATIONS UNIES VACANCE DE POSTE : ASSOCIATE ADMINISTRATIVE OFFICER

– Les fonctionnaires sont soumis à l’autorité du Secrétaire général, qui décide de leur affectation. Au fil de leur carrière, ils sont censés changer de fonctions périodiquement, conformément aux règles en vigueur.
– Ce poste est financé au moyen du compte d’appui aux opérations de maintien de la paix pour une durée limitée d’au moins un an qui peut être prolongée. L’engagement ne sera prolongé que si les fonds nécessaires sont disponibles.

Ce poste est à pourvoir au sein du Service administratif du Département des opérations de maintien de la paix/Département de l’appui aux missions. Le titulaire fait directement rapport au Fonctionnaire d’administration.

RESPONSABILITÉS

Dans la limite des pouvoirs qui lui sont délégués, le fonctionnaire d’administration (adjoint de 1re classe) sera amené à accomplir les tâches suivantes :

Budget et finances :

• Surveiller le montant des dépenses sur tous les comptes gérés par le fonctionnaire d’administration;
• Examiner les demandes d’engagements d’experts ou de consultants externes, ainsi que toutes les demandes de déplacements officiels, en veillant à l’application du Règlement financier et des règles de gestion financière de l’ONU et de toutes les procédures et politiques établies;
• Examiner les demandes de remboursement des frais de voyage présentées par les fonctionnaires et les non-fonctionnaires dont les déplacements sont gérés par le service administratif;
• Superviser les tâches liées aux appels d’offres, à la facturation et à la perception des recettes pour divers services, aux programmes de voyage du département, aux règlements des fournisseurs et des entreprises pour l’achat de services;
• Superviser l’examen des factures mensuelles de téléphonie mobile et BlackBerry;
• Vérifier le renouvellement des abonnements des départements et s’assurer du traitement des demandes dans le Système intégré de gestion, le cas échéant;
• Assurer la supervision du personnel d’appui au sein de son équipe;
• Procéder au contrôle financier et administratif de l’allocation des budgets;
• Aider le fonctionnaire d’administration aux fins de l’établissement des rapports sur les résultats financiers et des propositions budgétaires.

Administration :

• Assurer la coordination avec le Bureau de la gestion des ressources humaines dans le cadre de l’engagement d’experts ou de consultants externes;
• Assurer la coordination avec le Bureau du Secrétaire général adjoint (Département de la gestion) dans le cadre des demandes de dérogation en matière de prise en charge des frais de voyage et de logement;
• Certifier les documents de pré-embauche destinés à des consultants, des fournisseurs et des prestataires de services;
• Certifier les demandes d’autorisation de voyage dans le Système intégré de gestion (SIG) de l’ONU et sur le Portail dédié aux déplacements;
• Aider le fonctionnaire d’administration aux fins de la gestion des espaces de bureaux pour l’ensemble des bureaux relevant de l’administration du service administratif;
• Assurer la coordination avec le Département de la gestion dans le cadre des questions relatives à la fourniture des équipements et du matériel de bureau;
•S’acquitter de toute autre tâche administrative connexe qui pourrait lui être confiée.

COMPÉTENCES

• PROFESSIONNALISME : Connaissance des politiques et procédures en vigueur en matière budgétaire, financière et de ressources humaines. Aptitude à appliquer dans un environnement de travail les diverses règles et réglementations de gestion administrative en vigueur à l’Organisation. Compétences en matière d’analyse et d’évaluation conceptuelles et aptitude à effectuer en toute indépendance des travaux d’étude et d’analyse. Aptitude à cerner les problèmes, proposer diverses options et dégager des conclusions et recommandations. Savoir tirer fierté du travail et des réalisations accomplis; faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet; apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité qui permettent de tenir tous engagements et échéances et d’obtenir les résultats escomptés; agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels; persévérer face aux obstacles et aux difficultés; savoir rester serein et efficace dans des situations difficiles. Prendre la responsabilité de transversaliser la problématique hommes-femmes et d’assurer l’égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités.

• APTITUDE À PLANIFIER ET À ORGANISER : Aptitude à définir clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues; aptitude à hiérarchiser les activités et tâches prioritaires et réaménager les priorités en fonction des besoins; aptitude à prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien; aptitude à tenir compte des risques et des imprévus dans la planification; aptitude à suivre l’exécution des plans et des mesures et les modifier s’il y a lieu; aptitude à tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.

• SOUCI DU CLIENT : Aptitude à voir des « clients » en tous les destinataires de services et chercher à voir les choses de leur point de vue; aptitude à établir et entretenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect; aptitude à discerner les besoins des clients et y répondre; aptitude à suivre l’évolution de la situation des clients, sur les plans tant intérieur qu’extérieur, afin d’anticiper les problèmes; aptitude à tenir les clients informés de l’avancement des projets; aptitude à tenir les délais de livraison des produits ou de prestation des services.

FORMATION

Diplôme universitaire du niveau de la maîtrise en administration des affaires ou administration publique, finance, comptabilité, droit ou dans un domaine apparenté. À défaut, un diplôme universitaire de premier cycle assorti de deux années d’expérience professionnelle et de la qualification professionnelle voulues dans la discipline apparentée.

EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE

Au moins deux années d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans l’administration, la finance, la comptabilité, la gestion des ressources humaines ou dans un domaine apparenté.

Les années d’expérience prises en considération correspondent à celles qui suivent l’obtention d’un diplôme universitaire de premier cycle reconnu par les Nations Unies.

Il n’est exigé aucune expérience professionnelle des lauréats du concours de recrutement organisé par les Nations Unies.

Connaissances linguistiques

L’anglais et le français sont les deux langues de travail du Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies. Pour le poste faisant l’objet du présent avis, la maîtrise de l’anglais écrit et oral est indispensable. La connaissance d’une autre langue officielle de l’Organisation des Nations Unies est un atout.

Les candidats qualifiés sont susceptibles d’être invités à participer à un test d’évaluation et à un entretien d’appréciation des compétences.

Other Skills and Requirements

Proficiency in the use of the financial elements of Umoja or a similar system is required. Proficiency in the use of the Integrated Monitoring and Documentation Information System (IMDIS) or other programme management tools is desirable.

Aucune restriction ne sera imposée par l’Organisation à l’accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. (Charte des Nations Unies – Chapitre III, Article 8). Le Secrétariat des Nations Unies est un espace non-fumeurs.

Pour postuler, veuillez consulter l’URL suivante : https://inspira.un.org/psp/PUNA1J/EMPLOYEE/HRMS/c/UN_CUSTOMIZATIONS.UN_JOB_DETAIL.GBL?Action=A&UNAction=Apply&JobOpeningId=84776&languageCd=FRA →