Description
Mission
Fournir un soutien administratif au Directeur Général, ainsi qu’assister les Chefs de Projet.
Activités principales
- Coordonner et contrôler des appels de conférence, des réunions et des visioconférences du projet
- Gérer les factures, de la correspondance et de la classification du bureau
- Soutenir à la préparation des présentations d’entreprise ou de département
- Soutenir au contrôle et à la classification de la documentation du projet
- Mettre à jour la base de données des clients et des partenaires
- Participation aux réunions départementales et rédaction des procès-verbaux ;
- Archiver la documentation et soutenir la zone commerciale dans la gestion des documents ;
- Superviser et coordonner l’entretien et la gestion des installations du bureau, y compris la gestion des fournisseurs pour le nettoyage, la maintenance des équipements, les réparations et la sécurité
- Être responsable de l’approvisionnement et de la gestion des fournitures de bureau, y compris les fournitures de papeterie, les équipements de bureau et les fournitures de nettoyage
- Coordonner les voyages d’affaires pour les employés, y compris la réservation des vols, des hébergements, des transports terrestres et tout autre besoin connexe ;
- Gérer la correspondance entrante et sortante du bureau, y compris les e-mails, le courrier postal et les appels téléphoniques, et diriger les demandes vers les départements appropriés ;
- Organiser et conserver les fichiers et documents importants de l’entreprise, en veillant à ce qu’ils soient correctement classés et facilement accessibles au personnel autorisé ;
- Fournir un soutien administratif général, tel que la rédaction de documents, la préparation de rapports, la prise de rendez-vous et la gestion du calendrier pour la direction ;
- Coordonner avec le siège à Madrid pour coordonner des projets spécifiques si nécessaire, en veillant au respect des délais et à l’allocation adéquate des ressources.
Compétences
- Compétences en communication remarquables ;
- Soucis du détail et orienté résultats ;
- Fiable et digne de confiance ;
- Excellentes compétences organisationnelles et de leadership.
Informations supplémentaires
Exigences
- Expérience préalable dans des postes similaires
- Niveau d’anglais C1
