À propos de GFA Consulting Group :
Nous sommes l’une des principales sociétés de conseil allemandes travaillant dans le domaine de la coopération Internationale au développement. Chez GFA Consulting Group, nous travaillons sur les transitions pour améliorer la qualité de vie des gens dans le monde entier grâce à nos services de conseil et à la mise en œuvre de projets financés par des fonds bilatéraux et multilatéraux. Nous comptons parmi nos clients la Société allemande pour la coopération internationale (GIZ), la Banque de développement KfW, la Commission européenne et bien d’autres encore. Depuis 1982, nous sommes actifs dans plus de 130 pays et élargissons constamment notre champ d’action, qui couvre actuellement dix domaines techniques d’intervention.
Dans ce contexte, nous cherchons un(e) Office Manager dans le cadre de la mise en œuvre d’un projet de la GIZ à Matam, visant à soutenir le développement du secteur privé dans la région.
Vos missions
Gestion de la comptabilité :
- Appui au chef d’équipe en matière de gestion financière (comptabilité générale du projet)
- Appui à la gestion des achats sur la base d’un appel d’offre (choix des fournisseurs, suivi de la spécification technique, suivi des offres, préparation de tableaux comparatifs)
- Appui au chef d’équipe en ce qui concerne la conception et le suivi des dossiers administratifs
- Gestion de la petite caisse
- Préparation mensuelle du journal de la GFA ainsi que de la liste de suivi financier
- Mise en place un système de classement de la documentation comptable du projet (copies papier et électroniques)
- Configuration et suivi de la liste d’inventaire
- Supervision/appui en matière de préparation des notes de frais des experts du projet
- Vérification des factures et des fiches de présence du personnel.
Tâches administratives générales :
- Organisation des tâches logistiques (organisation des déplacements, contrôle de la consommation, déplacement des véhicules, communication, suivi, surveillance, sécurité, etc.)
- Appui logistique au invités et experts venant hors de Matam (hébergement, frais de voyage, transport)
- Gestion de l’administration du bureau du projet ; support de type secrétariat
- Gestion de la documentation et mise en place du système d’information pour le projet
- RH : enregistrement des congés et des congés de maladie, documentation et production d’une vue d’ensemble ; responsabilité de l’entretien des locaux de bureau
- Achat des matériaux et consommables nécessaires pour le bureau (dans le cadre de la ligne budgétaire correspondante)
- Appui à la gestion des transports et trajets pour le projet, gestion des chauffeurs, des voitures, contrôle du carnet de board etc.
- Gestion du calendrier du projet et de ses échéances
- Gestion de la correspondance et communication écrite et téléphonique entre les collègues du projet d’une part, et avec Hambourg d’autre part
- Organisation de réunions, séminaires, ateliers et formations
- Rédaction de comptes rendus, de notes de réunion et de notes de service
- Toutes autres tâches demandées par le superviseur
Votre profil
Formation :
- Diplôme de niveau Bac +5 minimum en Finance, Audit ou Contrôle de gestion
Expérience professionnelle :
- Minimum 5 ans d’expérience, dont au moins 2 ans dans un poste similaire, idéalement au sein d’organisations complexes ou à dimension multisites.
Compétences techniques :
- Excellente maîtrise des outils du Pack Office (notamment Excel et PowerPoint) ;
- Solide capacité d’analyse, de synthèse et de rédaction de rapports financiers ;
- Connaissance approfondie des procédures budgétaires, de contrôle interne et de reporting.
Langues :
- Maîtrise parfaite du français écrit et oral ainsi que des langues locales ;
Qualités personnelles :
- Rigueur, sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément dans des délais serrés
- Intégrité, esprit d’équipe, sens des responsabilités et dynamisme ;
- Capacité à évoluer dans un environnement exigeant, en autonomie comme en collaboration.
