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Sama Mbey recrute un Office Manager

Sama Mbey recrute un Office Manager – Dakar et Thiès

Sous la supervision directe du Directeur Pays adjoint, le rôle principal d’office Manager est de superviser les activités administratives et taches organisationnelles parallèles au succès des activités. Son temps sera réparti 70% à Thiès et 30% à Dakar. Il aura 3 assistants sous sa supervision. N+1 : Directeur pays adjoint.

Responsabilités

En particulier, la personne occupant ce poste sera en charge de la /du : 

1. Gestion et coordination des tâches assignées à l’équipe admin

  • Mise en place et suivi des règlements pour le bon fonctionnement des bureaux (Thiès, Dakar, Call center) et des Maisons de transition
  • Gestion du bon fonctionnement des bureaux 
  • Gestion des budgets mensuels bureau Thiès, Dakar et des bureaux des zones
  • Gestion des contrats de locations Bureaux (Zones, Thiès, Dakar) et Maisons de transitions
  • Fonctionnements des bureaux des zones paiements des loyers, paiements des services de nettoyages dans les zones planification et suivi budgétaire
  • Supervision du parc auto
  • Suivi de la consommation carburant
  • Suivi des entretiens, réparations, renouvellements, assurances, contrôles techniques etc.
  • Gestion des contrats de prestations et partenariat : Service de gardiennage, Service de nettoyage, service de location de voiture (Dakar et Thiès), Hôtellerie (Dakar, Thiès et Dans les zones d’opérations de samambey) service d’approvisionnement bureautique, etc
  • Gestion de recharges des cartes carburants.
  • Support logistique à l’équipe exécutive aider avec les demandes de visas, réservations d’hôtels, transports, support à l’organisation des réunions, visites de terrains
  • Support annuel pour la retraite de l’équipe administrative de Myagro hôtels, transports, organisations de la retraite, mise en place de la salle,restauration, etc)
  • Support logistique à l’Assistante exécutive de la CEO
  • Coordonner les besoins de la CEO sur le terrain

2. Support logistique la CEO: Occasionnellement aider avec certaines demandes de la CEO

3. Support aux équipes globales :

  • Arrivées et installations des nouveaux recrus au Sénégal : Logements (Thiès, Dakar) pour deux mois ; installations au bureau.
  • Organisation de la logistique pour l’onboarding mensuel global au Sénégal : Gestion du budget, réservation des hôtels, logistique des arrivés à l’aéroport, transports Dakar Hôtel à Thiès ; visite de terrains, Impressions des workbooks, certificats, T shirts myagro ; restaurations, clôture.
  • IT & Product team : visite au Sénégal (hôtel, transport réservation des  salles de travail etc.)
  • Team expansion : Support logistique
  • Team Mali : support logistique : pour les visites et réunions au Sénégal 
  • Support logistique au COO : Selon les demandes professionnelles (voyage au Mali, visite du terrain etc.)
  • Suivi des facturations et des paiements : signatures des bons avant soumission à la comptabilité.

NB : la flexibilité est nécessaire pour ce poste. 

Communication

Maintenir une communication étroite et constante avec :

  • Le Directeur Pays
  • Le Directeur Pays Adjoint
  • Le PM Comptabilité et Finance
  • L’équipe Finance
  • L’équipe RH 
  • L’équipe Programme
  • L’équipe Data Quality
  • L’équipe Agriculture 
  • L’équipe Logistique
  • Tout le personnel du bureau. 

Compétences et qualités requises

  • Formation : Bac +5 (Master 2) plus un minimum de cinq (5) ans d’expériences au poste de Manager Office
  • Maîtrise indispensable de Google Drive, Pack office
  • solides Compétences managériales : expérience en gestion des équipes, bonne capacité relationnelle, forte capacité d’écoute.
  • Être discrète et attentive.
  • Langues : Français, Wolof, Anglais

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